Recruiting-Budget planen: vom Bedarf her rechnen

Stand: 1. Juli 2026

Die Bedarfsrechnung: drei Zahlen, ein Budget

Ein belastbares Budget braucht keine Marktforschung, sondern drei Größen: Wie viele Einstellungen planen Sie? Wie viele Bewerbungen brauchen Sie erfahrungsgemäß für eine Einstellung? Und was kostet Sie eine Bewerbung – gemessen, nicht geschätzt, wie im Artikel „Was darf eine Bewerbung kosten?" hergeleitet. Mit unserer KI-Software rechnen wir das für Einrichtungen als Budget-Planer durch; ein Beispiel für einen mittelgroßen Träger:

Rund 350 Euro pro Monat für elf Einstellungen – diese Zahl überrascht viele, die von Jobbörsen-Rechnungen anderes gewohnt sind. Sie gilt allerdings nur unter einer Bedingung: Das Fundament steht. Eine Karriereseite, die verwandelt, und gemessene Kanäle sind die Voraussetzung, dass die dritte Zeile der Rechnung – die Kosten pro Bewerbung – so niedrig bleibt. Ohne Fundament rechnet dieselbe Formel schnell das Drei- bis Fünffache aus.

Die Verteilung: Grundlast, Spitzen, Reserve

Ein Jahresbudget ist kein Topf, aus dem man schöpft, bis er leer ist – es ist ein Plan mit Struktur. Bewährt hat sich eine Vier-Teilung:

Die Logik dahinter: Die Grundlast – Google Ads auf die Dauerbedarfe plus Remarketing – läuft immer, weil aktiv Suchende jeden Tag suchen. Die Spitzen über Meta setzen dort an, wo Wechselbereitschaft saisonal steigt. Der Ausbildungs-Topf hat eigene Gesetze: Wer im Sommer Azubis will, wirbt ab Herbst des Vorjahres. Und die Reserve ist Führungsklugheit: Die plötzliche Kündigung einer Leitung kommt, nur der Termin ist offen.

Der Jahreskalender der Wechselbereitschaft

In unseren Auswertungen wiederholen sich die Muster Jahr für Jahr: Januar bis März ist das stärkste Wechsel-Fenster – Jahresendgespräche, Sonderzahlung mitgenommen, Vorsätze gefasst. September/Oktober bildet das zweite Fenster nach der Urlaubszeit, in der viele die Entscheidung reifen ließen. Der Hochsommer ist teuer erkauft: Wer im Juli wirbt, zahlt für Aufmerksamkeit, die am Badesee liegt. Die praktische Folge ist unbequem für die Kameralistik, aber wirksam: Das Budget gehört ungleich verteilt – verstärkt in die Fenster, gedrosselt in die Flauten.

Bei uns läuft die Steuerung inzwischen so: Der Budget-Planer legt die Monatsverteilung an, die Regie-Zentrale gleicht monatlich Plan und Ist ab – und meldet in Klartext, wenn ein Kanal aus dem Rahmen läuft oder ein Wechsel-Fenster naht, für das noch Material fehlt.

Das Gesamtbudget ehrlich rechnen: auch die Stunden zählen

Werbebudget ist nur ein Posten. Zur ehrlichen Jahresrechnung gehören Jobbörsen-Verträge (prüfen: Was hat die Flatrate pro Bewerbung tatsächlich gekostet?), Produktionskosten für Fotos und Videos, Software – und die internen Arbeitsstunden. Gerade der letzte Posten entscheidet über den Weg: Externe Agenturen rechnen typischerweise 100 bis 220 Euro pro Stunde ab; ein intern geführtes System mit KI-Unterstützung verschiebt dieselbe Arbeit auf einen Bruchteil der Stunden. Wer beide Wege einmal nebeneinander rechnet – Agentur-Retainer gegen Software plus zwei interne Wochenstunden –, trifft die Make-or-Buy-Entscheidung nicht mehr aus dem Bauch.

Häufige Fragen